📋 MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI – ĐẠI THÀNH CÔNG

🎯 NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

ĐÚNG NGƯỜI – ĐÚNG VIỆC – ĐÚNG HÀNG – ĐÚNG ĐỊA ĐIỂM – ĐÚNG THỜI GIAN

Nhân viên điều phối là đầu mối kết nối giữa Sale – Kho – Giao hàng – Kỹ thuật/Thi công – Khách hàng, đảm bảo mọi công việc được sắp xếp rõ ràng, thực hiện đúng tiến độ và hạn chế tối đa sai sót.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

1️⃣ TIẾP NHẬN CÔNG VIỆC

• Nhận đơn hàng, lịch giao hàng, lịch thi công, khảo sát, bảo trì và sửa chữa.

• Kiểm tra đầy đủ thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, địa chỉ, thời gian và yêu cầu công việc.

• Xác nhận lại những thông tin còn thiếu trước khi triển khai.

• Phân loại mức độ ưu tiên của từng công việc.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

2️⃣ SẮP XẾP NHÂN SỰ

• Phân công nhân viên giao hàng, kỹ thuật và thợ thi công phù hợp với từng công việc.

• Sắp xếp lịch làm việc hợp lý, tránh trùng lịch hoặc thiếu nhân sự.

• Điều chỉnh nhân sự khi có công việc phát sinh.

• Đảm bảo mỗi công việc đều có người chịu trách nhiệm cụ thể.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

3️⃣ ĐIỀU PHỐI XE VÀ GIAO HÀNG

• Lên lịch xe giao hàng, nhận hàng và vận chuyển vật tư.

• Sắp xếp tuyến đường hợp lý để tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Kiểm tra hàng hóa, số lượng, địa chỉ và thông tin người nhận trước khi xe xuất phát.

• Theo dõi tiến độ giao hàng.

• Xác nhận khi đơn hàng đã giao hoàn tất.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

4️⃣ ĐIỀU PHỐI THI CÔNG – KỸ THUẬT

• Sắp xếp lịch khảo sát, lắp đặt hồ hải sản, hệ thống RAS, bảo trì và sửa chữa.

• Kiểm tra vật tư, thiết bị và dụng cụ cần thiết trước khi đội kỹ thuật xuất phát.

• Phối hợp giữa Kho – Kỹ thuật – Sale – Khách hàng.

• Theo dõi tiến độ từng công trình và công việc kỹ thuật.

• Báo ngay khi thiếu vật tư, thiết bị hoặc có vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

5️⃣ THEO DÕI TIẾN ĐỘ

Mỗi công việc cần được cập nhật rõ trạng thái:

CHƯA LÀM → ĐANG THỰC HIỆN → HOÀN THÀNH → CHỜ XỬ LÝ

• Theo dõi từng công việc được giao.

• Nhắc nhân viên những công việc đến hạn.

• Kiểm tra các công việc chưa hoàn thành.

• Báo ngay cho quản lý khi công việc bị chậm hoặc xảy ra sự cố.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

6️⃣ QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

• Lưu đầy đủ tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ và nội dung công việc.

• Ghi nhận lịch sử giao hàng, thi công, sửa chữa và bảo trì.

• Cập nhật các yêu cầu mới hoặc thay đổi của khách hàng.

• Không tự ý cung cấp thông tin khách hàng cho người ngoài.

• Bảo mật dữ liệu khách hàng và thông tin kinh doanh của công ty.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

7️⃣ PHỐI HỢP VỚI SALE

• Tiếp nhận đơn hàng/công việc đã được Sale xác nhận.

• Kiểm tra thời gian khách hàng yêu cầu.

• Xác nhận hàng hóa, vật tư và khả năng triển khai.

• Thông báo cho Sale khi đã giao hàng hoặc hoàn thành công việc.

• Báo lại ngay khi khách hàng thay đổi thời gian, địa điểm hoặc yêu cầu.

• Không tự ý thay đổi nội dung Sale đã thống nhất với khách nếu chưa được xác nhận.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

8️⃣ XỬ LÝ CÔNG VIỆC PHÁT SINH

Các trường hợp cần xử lý nhanh:

• Giao hàng trễ.

• Thiếu hàng hoặc sai hàng.

• Thiếu vật tư thi công.

• Nhân viên nghỉ đột xuất.

• Xe gặp sự cố.

• Khách thay đổi lịch.

• Công trình phát sinh vấn đề.

Nhân viên điều phối phải chủ động sắp xếp phương án thay thế.

Những vấn đề vượt quá thẩm quyền phải báo ngay cho Trưởng phòng/Giám đốc để xử lý.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

9️⃣ BÁO CÁO CUỐI NGÀY

Cuối mỗi ngày, nhân viên điều phối cần tổng hợp:

✅ Công việc đã hoàn thành.

⏳ Công việc chưa hoàn thành.

📅 Công việc chuyển sang ngày hôm sau.

⚠️ Các vấn đề và sự cố phát sinh.

🚚 Lịch giao hàng ngày tiếp theo.

🔧 Lịch khảo sát, thi công, bảo trì ngày tiếp theo.

📦 Vật tư, hàng hóa cần chuẩn bị.

👷 Nhân sự cần bố trí.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

🔄 QUY TRÌNH PHỐI HỢP

SALE → ĐIỀU PHỐI → KHO → GIAO HÀNG → KỸ THUẬT/THI CÔNG → KHÁCH HÀNG

Nhân viên điều phối đóng vai trò trung tâm, có trách nhiệm kết nối thông tin giữa các bộ phận để công việc được thực hiện liên tục, chính xác và đúng tiến độ.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

⭐ YÊU CẦU ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI

✓ Chủ động trong công việc.

✓ Sắp xếp công việc khoa học.

✓ Giao tiếp rõ ràng, chính xác.

✓ Theo sát tiến độ.

✓ Xử lý tình huống nhanh.

✓ Có trách nhiệm với công việc đã tiếp nhận.

✓ Không để công việc bị bỏ quên.

✓ Hạn chế tối đa sai sót trong giao hàng và thi công.

✓ Luôn cập nhật thông tin giữa các bộ phận.

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

🏆 MỤC TIÊU CUỐI CÙNG

🤝 Phối hợp nhịp nhàng
⚡ Xử lý nhanh chóng
🛡️ Hạn chế sai sót và rủi ro
👍 Khách hàng hài lòng
📈 Nâng cao hiệu quả hoạt động

ĐẠI THÀNH CÔNG

Nhân viên điều phối không chỉ là người “xếp lịch”, mà là đầu mối giúp Sale – Kho – Giao hàng – Kỹ thuật/Thi công phối hợp thành một hệ thống thống nhất, giúp công việc được triển khai nhanh, chính xác và chuyên nghiệp.